Alors, vous voulez moderniser les services juridiques...

Alors que la plupart des entreprises ont adopté une stratégie de transformation numérique, la plupart des services juridiques reçoivent encore des demandes par e-mails et utilisent des feuilles de calcul pour suivre et gérer leur travail. Les services juridiques sont confrontés à une demande accrue et on leur demande de faire plus avec moins. Il n'est plus possible de continuer à gérer le travail de cette façon, ni sur le plan pratique, ni sur le long terme. Les services juridiques devraient consacrer moins de temps à l'analyse des e-mails, à la recherche dans les feuilles de calcul et à la réponse à des questions simples, et plus de temps à des missions stratégiques visant à protéger la réputation, à réduire les goulets d'étranglement et à permettre à l'entreprise d'agir.

Il doit y avoir une meilleure façon de faire

Les entreprises peuvent rapidement remplacer ces méthodes manuelles et anciennes et moderniser leurs activités juridiques grâce à la solution Legal Service Delivery (ou prestation de services juridiques) de ServiceNow. Comme de nombreux autres départements, tels que l'informatique, les ressources humaines et les finances, utilisent déjà la plateforme ServiceNow pour gérer et effectuer leur travail, la collaboration entre les départements n'est plus un obstacle, les employés peuvent utiliser les mêmes outils en libre-service que ceux qu'ils connaissent déjà, et les services juridiques peuvent obtenir des informations sur les demandes de services et les tendances afin d'améliorer leur efficacité.

Legal Service Delivery (ou la prestation de services juridiques) propose un ensemble d'applications visant à moderniser les services juridiques en offrant une expérience unifiée entre les employés qui souhaitent bénéficier d'un soutien juridique et les équipes juridiques qui les assistent :

• Legal Request Management (ou la gestion des demandes juridiques) permet aux employés d'obtenir des informations, de demander des prestations et de solliciter l'aide du service juridique à tout moment et où qu'ils se trouvent. Les employés peuvent soumettre des questions juridiques structurées, vérifier leur statut et lire des articles de vulgarisation juridique par le biais du portail Employee Center (ou centre pour les employés), de l'application Now Mobile et de la solution de chatbot Virtual Agent (ou agent virtuel).
• Legal Matter Management (ou la gestion des affaires juridiques) permet aux services juridiques de répondre aux demandes juridiques qui nécessitent une collaboration entre les services, avec des procédures standardisées, reproductibles, axées sur le flux de travail, y compris la possibilité de stocker des documents et de suivre les étapes importantes. En outre, la sécurité de chaque dossier est préservée afin de garantir la confidentialité des informations sensibles.
• Legal Counsel Center (ou le Centre de conseils juridiques) permet aux équipes juridiques d'être plus efficaces en offrant un outil de travail pour toutes les demandes et les affaires juridiques. Cette présentation unifiée permet à l'équipe de classer, de hiérarchiser, d'attribuer et de gérer rapidement le travail afin d'optimiser la productivité et d'équilibrer la charge de travail.
• Les applications de services juridiques permettent aux départements juridiques d'activer rapidement les flux de travail basés sur les meilleures techniques en vigueur pour les demandes et les affaires juridiques courantes, telles que les conflits d'intérêts, les contrats simples et les autorisations préalables de vente de titres.
• Les tableaux de bord de suivi juridique permettent aux responsables des opérations et aux dirigeants de prendre des décisions en toute connaissance de cause et d'observer les tendances en fournissant un aperçu en temps réel de la demande et des performances des services juridiques à l'aide de tableaux de bord et d'indicateurs dans tous les domaines d'activité.

Par où commencer ?

Bien que toutes ces fonctionnalités soient formidables, il peut être difficile de s'y retrouver si on entreprend trop de choses à la fois. Thirdera recommande de commencer par étapes, en présentant des résultats rapides, et de s'appuyer sur ces succès et cet élan pour poursuivre la modernisation. Le premier objectif doit être de débarrasser le service juridique des e-mails et des feuilles de calcul de suivi et de l'intégrer à la solution "Legal Service Delivery" de ServiceNow.
Commencez par construire une base solide, en permettant le libre-service, en fournissant une gestion structurée des demandes et en créant une base pour la gestion et la production de rapports sur les activités.

Étape 1 - Posez des bases solides avec les applications et produits ServiceNow :

• Employee Center ( ou Centre pour les employés )
• Knowledge Management (ou Gestion des connaissances)
• Legal Request Management (ou Gestion des demandes juridiques)
• Legal Counsel Center (ou Centre de conseils juridiques)
• Legal Operations Dashboard (ou Tableau de bord des opérations juridiques)

Une étude de cas récente illustre parfaitement le plan d'action recommandé pour atteindre la maîtrise des opérations juridiques à grande échelle : Une grande agence de transport en commun rationalise la gestion de ses services juridiques. Contactez nos experts en expérience employé pour en savoir plus sur la solution Legal Service Delivery de ServiceNow et sur la façon dont vous pouvez permettre à votre équipe juridique de travailler plus rapidement et plus efficacement.