Bundesbehörde führt neuen digitalen Einstellungs- und Onboard-Prozess ein

Eine Bundesbehörde, die für die Erfassung und Analyse der Wirtschaftsdaten der USA verantwortlich ist, musste ihre veralteten und ineffizienten Einstellungs- und Onboarding-Verfahren überarbeiten. Idealerweise musste die neue Version digital überarbeitet werden, um die interne Kommunikation zu verbessern, isolierte Vorgänge zu vermeiden und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern. 

Ähnlich wie im Privatsektor kam es auch im öffentlichen Sektor zu den Auswirkungen der „Großen Kündigungswelle“. Dieser Trend hat zu einer großen Mitarbeiterabwanderung und einer größeren Anzahl offener Stellen geführt, aber die Besetzung dieser Stellen mit qualifizierten Bewerbern hängt von stabilen Einstellungsstrategien ab. Diese Bundesbehörde wollte nur die besten Mitarbeiter einstellen und musste daher das Onboarding verbessern, um seine weitläufigen unternehmerischen Ziele zu erreichen.

Die Behörde beauftragte Thirdera damit, die ServiceNow Enterprise Lifecycle Events entsprechen einzurichten, um seine Nutzung von ServiceNow auf die einzigartigen Anforderungen und Erwartungen neuer Mitarbeiter und der Personalabteilung anzupassen.

Wichtigste Herausforderungen

	Die Einstellungsverfahren der Behörde waren kompliziert und wenig einheitlich. Man konnte schlecht abrufen, ob die einzelnen Schritte abgeschlossen sind, was dazu führte, dass die Personalleiter keinen richtigen Überblick darüber hatten, was noch zu tun war.
	Die Einstellungsverfahren waren langwierig und dauerten beinahe sechs Monate, bis ein Abschluss erreicht war. Die Aufgaben wurden hauptsächlich per E-Mail durchgeführt, was die Einstellungsdauer noch länger machte und ein unnötiges Sicherheitsrisiko darstellte.
	Nicht nur, dass die Einstellungsverfahren Monate in Anspruch nahmen, die neuen Mitarbeiter hatten auch kaum Einblick in die Verfahren. Es gab so gut wie keine Statusmeldungen und die Bewerber wurden im Unklaren darüber gelassen, wie es mit Ihrer Sicherheitsfreigabe stand.
	Die Behörde verließ sich auf Workflows, in denen PDFs ausgedruckt wurden und diese Unterlagen an die unterschiedlichen Stellen geschickt oder per E-Mail versandt wurden. Bei der Verwaltung dieses antiken Papier-Liefersystems wurde viel Zeit und viele Ressourcen verschwendet.

Um diese Herausforderungen auf eine zulässige und produktive Art zu lösen, verbrachte Thirdera einige Zeit mit Workshops und der Einholung der entsprechenden Anforderungen von den Sicherheits-, IT- und bestehenden Personalabteilungen. Die Grundlagentätigkeiten ermöglichte es den wichtigsten Personen, sich abzustimmen und Thirdera, die wichtigsten Baustellen sofort zu lösen.

Unsere Lösung

Um der Behörde dabei zu helfen, die ineffizienten Einstellungsverfahren zu verbessern, setzte Thirdera mehrere ServiceNow-Produkte ein, um das Fundament für mehr Transparenz und Zusammenarbeit zu schaffen.

ServiceNow Enterprise Onboarding war ein Puzzlestück, das zur Schaffung besserer Workflows, einer besseren Teamproduktivität und höherer End-to-End-Sichtbarkeit führte. Darüber hinaus ermöglichten, Lifecycle-Ereignisse die Erfassung von leicht sichtbaren und lösbaren Aktivitäten in Echtzeit. Diese Lösungen halfen dabei, separierte Daten zwischen den Abteilungen und den Personalleitern auszutauschen.

Employee Center Pro ermöglichte es den Architekten der Lösung darüber hinaus, Mitarbeitererfahrungen zu schaffen, und neue Mitarbeiter und Vorgesetzte darüber informiert zu halten. Jetzt können Führungskräfte im Employee Center rasch den aktuellen Status des Onboarding sowie alle dazugehörigen Aufgaben aufrufen (unabhängig davon, ob diese abgeschlossen oder noch am Laufen sind).

„Durch unsere Arbeit mit Thirdera haben wir etwas erreicht, dass (unsere Behörde) noch nie geschafft hat: Ein viel gelobtes Einstellungsproframm, das aussagt, wer wir sind und wie wir arbeiten“, so der Projektsponsor der Behörde.

Thirdera hat drei einmaliger Einstellungsverfahren erstellt, um auf die einzelnen Bedürfnisse von Vollzeit-Angestellten, Zeitarbeitern und internen Behördenmitarbeitern (Zeitarbeiter und Projekt-basiert) einzugehen. Nach mehreren Änderungen und schrittweiser Unterstützung war die Behörde mit den Lösungen ausgestattet, die nötig waren, um ein wirklich außergewöhnliches Onboarding-Erlebnis zu bieten.

Das Ergebnis

„Wir sind der Meinung, dass wir eine fantastische Anwendung für die Behörde bereitgestellt haben, die sich auf vier wichtige Ergebnisse konzentriert: ein verbessertes, neues Mitarbeitererlebnis, verbesserte Beziehungen zwischen den Vorgesetzten und neuen Mitarbeitern, frühzeitige Kommunikation der Unternehmenskultur und rechtzeitige Durchführung der Arbeiten seitens der Mitarbeiter, die sich auf den neuen Mitarbeiter vorbereiten“, sagt der Projektsponsor der Behörde.

Das Entwicklerteam von Thirdera verkörpert die Einstellungsziele der Behörde, und hat ein digitales Erlebnis geschaffen, das eine echte Erweiterung der internen Teams der Behörde darstellt. Durch die Verbesserung der Einstellungsverfahren kann die Regierungsbehörde lästige bürokratische Arbeiten umgehen und neue Mitarbeiter an der richtigen Position einsetzen, ohne dass zukünftige Mitarbeiter monatelang keine Informationen zum Verfahren erhalten.

Die Mitarbeiter der Behörde können nun leicht mit dem Gegenüber kommunizieren und dafür sorgen, dass das Einstellungsverfahren weiterläuft. Weniger Frust innerhalb der Behörde sorgt dafür, dass Bewerber zuverlässig eingestellt werden, was einen Wettbewerbsvorteil darstellt – Ein absolutes Muss im heutzutage unvorhersehbaren Einstellungsklima.

Über Thirdera

Thirdera ist der größte globale Pure-Play-Partner für ServiceNow und konzentriert sich ausschließlich auf die Verbesserung und Neuerung der Art und Weise, wie unsere Kunden die ServiceNow-Plattform nutzen. Unsere Fachleute verfügen über maßgebliche Fähigkeiten und Skills, welche die gesamte Now-Plattform abdecken. Diese umfassende Plattform ermöglicht es uns, die Anforderungen unserer Kunden zu begreifen und maßgeschneiderte Lösungen zu liefern, welche die betrieblichen Herausforderungen lösen.

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