Una agencia federal transforma digitalmente el proceso de incorporación de nuevos empleados

Una agencia del gobierno federal responsable de recopilar y analizar los datos económicos de Estados Unidos necesitaba revisar su proceso de incorporación de nuevos empleados, que era anticuado e ineficiente. La versión ideal debía modernizarse digitalmente para mejorar las comunicaciones internas, acabar con los silos departamentales y mejorar la experiencia de los empleados. 

Al igual que el sector privado, la esfera de los servicios públicos también ha experimentado los efectos dominó de la “Gran Renuncia”. Estas tendencias han contribuido a una mayor pérdida de empleados y a un mayor número de ofertas de trabajo, pero cubrir estos puestos con candidatos aptos depende de estrategias de contratación sólidas. Esta agencia federal tiene la misión de contratar y retener a las personas con mejor rendimiento. Por esta razón, quería mejorar la incorporación para contribuir al objetivo empresarial más amplio.


Al contratar a Thirdera para adaptar los Eventos del Ciclo de Vida Empresarial de ServiceNow, la agencia maximizó su uso de ServiceNow de manera que abordara las necesidades y expectativas únicas de los nuevos empleados, los gerentes de contratación y el personal de Recursos Humanos por igual.

Desafíos clave

	El proceso de incorporación de empleados de la agencia era complicado e incoherente. Había poca visibilidad sobre la correcta finalización de cada paso, lo que dificultaba que los gerentes de contratación supervisaran, de forma adecuada, los elementos restantes de la lista de tareas pendientes.
	El proceso de incorporación era largo y tardaba casi seis meses en completarse. Las tareas se realizaban principalmente a través del correo electrónico, lo que ampliaba el cronograma de incorporación y creaba riesgos de seguridad innecesarios.
	Además de un proceso de incorporación que llevaba meses, los nuevos empleados tenían poca información sobre el mismo. El seguimiento del estado era prácticamente inexistente, y los empleados no sabían en qué fase se encontraban en el proceso de obtener la autorización de seguridad.
	La agencia se basaba en un flujo de trabajo que incluía imprimir materiales en PDF y entregar o enviar estos documentos por correo electrónico a varias oficinas. Se desperdiciaban el tiempo y los recursos intentando gestionar este anticuado sistema de entrega en papel.

Para abordar estos desafíos de manera productiva y cumplir con las normas, Thirdera dedicó suficiente tiempo a impartir talleres y a obtener los requisitos adecuados de los equipos de seguridad, tecnología de la información e incorporación existentes. Este trabajo de base permitió a los participantes clave encontrar una alineación y permitió a Thirdera abordar las frustraciones más apremiantes a las que se enfrentaban.

Nuestra solución

Para ayudar a la agencia a mejorar sus procesos de incorporación ineficaces, Thirdera implementó varios productos de ServiceNow y, al mismo tiempo, sentó las bases para una mayor transparencia y colaboración.

La Incorporación Empresarial de ServiceNow fue una pieza del rompecabezas, orientada a crear mejores flujos de trabajo, impulsar la productividad del equipo y ofrecer una visibilidad integral. Además, los eventos del ciclo de vida permitieron recopilar actividades que eran fáciles de ver y abordar en tiempo real. Estas soluciones ayudaron a mitigar los silos de datos entre los departamentos y los gerentes de contratación de Recursos Humanos.

El Centro de Empleados Pro también permitió a los arquitectos de soluciones crear experiencias diseñadas para mantener informados a los nuevos empleados y gerentes. Ahora, los gerentes pueden ir al Centro de Empleados y ver rápidamente el estado actual de la incorporación y todas las tareas asociadas (bien sea que estén finalizadas o pendientes).

“Gracias a nuestro trabajo con Thirdera, logramos algo que nunca se había logrado [en nuestra agencia]: un programa de incorporación verificado que comunica quiénes somos y cómo trabajamos”, comentó el patrocinador del proyecto de la organización.

Thirdera creó tres flujos de trabajo de incorporación únicos para abordar las distintas necesidades de los empleados a tiempo completo, los contratistas y las contrataciones dentro de la agencia (temporales y por proyecto). Tras varias iteraciones y un soporte paso a paso, la agencia dispuso de las soluciones necesarias para que la experiencia de incorporación fuera realmente excepcional.

El resultado

“Creemos que hemos presentado una fantástica aplicación a la oficina que se centra en cuatro resultados clave: una mejor experiencia para los supervisores y los nuevos empleados, una comunicación temprana de la cultura organizativa y un trabajo puntual de parte del personal que se prepara para el/la nuevo/a empleado/a”, comentó el patrocinador del proyecto de la organización.

El equipo de desarrolladores de Thirdera dio forma a los objetivos de incorporación de la organización y creó una experiencia digital que fue realmente una extensión del equipo interno de la agencia. Al mejorar el proceso de incorporación, esta agencia gubernamental puede superar la barrera de la burocracia y asignar a los nuevos empleados a los puestos correctos, sin tener que mantener a los futuros empleados “al margen” durante meses.

El personal de la agencia ahora puede comunicarse sin problemas con sus homólogos y mantener el proceso de contratación en marcha. La reducción de la frustración interna de la organización permite tener un enfoque más seguro a la hora de contratar candidatos y ofrece una ventaja competitiva, algo imprescindible en el impredecible clima de contratación actual.

Acerca de Thirdera

Al ser el mayor socio a nivel mundial y exclusivo de ServiceNow, Thirdera es un socio de élite de confianza de ServiceNow que se centra exclusivamente en mejorar e innovar la forma en que nuestros clientes aprovechan la plataforma de ServiceNow. Nuestros expertos cuentan con capacidades y habilidades acreditadas que abarcan toda la Plataforma de Now. Esta amplia experiencia en la plataforma nos permite entender las necesidades de nuestros clientes y ofrecer soluciones personalizadas que resuelven los desafíos empresariales.

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