Nationale Bank verbessert das IT-Asset-Management und die Konfiguration

Unter den 50 größten Banken in den Vereinigten Staaten – mit über 90 Milliarden USD in Assets – verfügt dieses Finanzinstitut über keinen klaren, standardisierten Weg für Asset-Management und Beschaffung. Um umfassende Bank-, Treuhand- und Investmentdienstleistungen weiterhin Tausenden von Kunden im ganzen Land anbieten zu können, war die Entwicklung eines zentralen Zugangspunkts für Hardware- und Software-Assets unerlässlich.

Für viele große Finanzinstitute ermöglichen IT-Assets und Configuration-Items (CI) einen reibungslosen und vorhersehbaren Betrieb. Aber wenn die Beschaffungsprozesse verwirrend und überholt sind, treten häufig Fehler und Datenmängel auf. In der stark regulierten Finanzindustrie ist es von entscheidender Bedeutung, diese Lücken zu schließen – nicht nur für den internen Betrieb, sondern auch für Kunden und Klienten, die sich auf Sicherheit verlassen müssen. 

In Zusammenarbeit mit Thirdera hat dieses Finanzinstitut ein stabiles Netzwerk der IT-Assets und schlanker Asset-Beschaffung überprüft und katalogisiert und den gesamten Prozess automatisiert, um Diskrepanzen zu beseitigen und die Weiterleitung zu verbessern.

Wichtigste Herausforderungen

	Der Bank fehlte ein Standard-Weg, um Hardware-Assets zu bestellen, zu empfangen und zu verfolgen (einschließlich der Beseitigung veralteter Geräte). Dies stellte ein erhebliches Geschäftsproblem dar, da jederzeit neue Produkte in das Unternehmensnetzwerk aufgenommen werden konnten. Unvorhersehbare Beschaffung hat zu unnötigen Risiken geführt, da keine zentrale Überwachung vorhanden war.
	Eingabefehler waren häufig, da die Team-Mitglieder die Seriennummern der Hardware-Assets manuell eingeben mussten. Der mangelnde Abgleich mit der Configuration Management Database (CMDB) führte zu Zweifeln und Unsicherheiten. Das Unternehmen verschwendete Ressourcen, da es die Geräte nicht in vollem Umfang wiederverwertete oder für andere Zwecke einsetzte.
	Ein ungültiger Computer-Konfigurationselemente (Configuration Item – CI)-Status verursachte Probleme mit den Software-Lizenzanforderungen. Und ohne zentrale Überwachung der erworbenen Lizenzen durch das Unternehmen, verschwendeten die Abteilungen unnötig Geld und Ressourcen.
	Die Mitarbeiter versuchten, Asset-Lücken durch veraltete Prozesse zu beheben, einschließlich mit Excel-Tabellen, E-Mails und anderen Systemen mit manuellem Dateneintrag. Es war unmöglich, so weiterzumachen, und die Prüfungsverfahren wurden immer arbeitsintensiver, und es hat bis zu drei Wochen gedauert, um Daten für Analysen und Reaktionen vorzubereiten.

Ein wichtiges Warnsignal, durch das die Führungsebene zu dem Schluss kam, dass eine Änderung notwendig ist, war, als die Bank die interne Überprüfung der bestehenden Assets und der CI-Verfolgung nicht mehr durchführen konnte. Eine unvollständige und mangelhafte CMDB wurde auf fehlende Datenelemente für bestimmte Gerätetypen und einen Mangel an Automatisierung zurückgeführt, die durch manuelle, zeitaufwändige Updates zustande kamen. Es gab auch seltsame Datenlücken in der Verwaltung bestimmter Gerätetypen, einschließlich Mobilgeräte, Desktops, Laptops und Netzwerkgeräte.

Leider war auch der vorherige Wechsel von Coupa zu ServiceNow für die Beschaffung sehr skriptlastig und komplex. Es traten ständig Leistungsprobleme bei der Integration auf, allein durch die schiere Datenmenge, die an ServiceNow zurückgeliefert wurde. Zu allem Überfluss konnte ServiceNow keinen Kundendienst anbieten, da die Integration komplett benutzerdefiniert war.

Diese Komplexität gab Grund zur Sorge, nicht nur aus gesetzlicher Sicht, sondern auf aus Sicht der Kostenoptimierung. Das Unternehmen wollte sicherstellen, dass es den größten Mehrwert aus der hohen Investition in ServiceNow ziehen würde.

Unsere Lösung

Das Unternehmen erkannte, dass es sein IT-Asset-Management vereinfachen und verbessern müsste und wendete sich daher an Thirdera, da das Unternehmen über die besten Fachkenntnisse von ServiceNow verfügt. Thirderas Optimierung berücksichtigte die komplexen Anforderungen des Asset-Managements in einem großen Unternehmen in einem stark-regulierten Finanzbereich. Neben der Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität waren auch Compliance und Sicherheit von entscheidender Bedeutung. 

Durch Einführung von ServiceNow mit Hilfe von Thirdera, kann dieses Finanzinstitut sicherstellen, dass das Inventar im gesamten Unternehmen überprüft und bestätigt wird, bevor neue Einkäufe getätigt werden. Durch gemeinsame Nutzung der Assets im gesamten Unternehmen hat Thirderas ServiceNow-Umsetzung auch eine effiziente Nutzung der Investitionen und des Inventars mit ServiceNow ermöglicht.

Bestimmte ServiceNow-Anwendungen und Integrationen, die von Thirdera umgesetzt wurden, umfassen:

• IT Asset Management (ITAM)
• Software Asset Management (SAM)
• Configuration Management Database (CMDB)
• Horizontal Discovery
• Service Catalog

Darüber hinaus erstellt die erweiterte Automatisierung zwischen ServiceNow und Coupa (dem Beschaffungs-Tool der Bank) einen automatisierten End-to-End-Workflow. Wenn Anbieter Advanced Shipment Notices (ASNs) in Coupa eingeben, wird direkt in ServiceNow automatisch ein neues Asset mit einer Seriennummer erstellt. Mit Hilfe von Coupa Spoke wurden vorgegebene Arbeitsschritte und Maßnahmen  erweitert, so dass häufige Leistungsprobleme mit besonderen oder komplizierten Daten vermieden wurden.

Ein weiterer wesentlicher Gewinn war die Entwicklung eines intelligenten Daten-Dashboards, das den Asset-Management-Status in Echtzeit darstellt. Diese Datenpunkte ermöglichen einen überschaubaren ITAM-Programmstatus für die Führungsebene und Vorstandsmitglieder. Durch die Suchmöglichkeiten für Datenverwalter und Praktiker ist es einfacher, Mängel zu lokalisieren, die Asset-Management-Fähigkeiten anhand einer zentralen Informationsquelle zu bestätigen und Datenzertifikate zu nutzen, um ein Wiederauftreten und vorhersehbare Prüf- und Behebungsarbeiten zu automatisieren.

Das Ergebnis

Durch die bessere Automatisierung mit ServiceNow kann die Bank nun Asset-Aufzeichnungen leichter erkennen und Vergleichen und die Datenquellen standardisieren, um kritische Fehler zu beseitigen. Thirderas Ansatz hat den zeitlichen Aufwand bei der Erkennung wesentlicher CMDB-Lücken von zwei oder drei Wochen auf gerade einmal drei Stunden verkürzt, was wertvolle Zeit und Ressourcen einspart.

Durch die Abkehr von manuellen Workflows konnte die Bank auch interne Geräte besser verfolgen, Eskalationsprobleme lösen und sich die Auditing-Anforderungen besser vor Augen führen. Dadurch konnten Team-Mitglieder die Produktivität verbessern, Interessenvertreter zufriedenstellen und besseres Vertrauen in die Vorschriften des Unternehmens aufbauen.

Thirderas Umsetzung hat nicht nur die Art und Weise neu gestaltet, wie das Institut seine IT-Assets verwaltet, sondern es hat auch die End-to-End-CMDB-Datenqualität umfassend verbessern können, damit das Unternehmen auf zukünftiges Bestehen, Wachstum und Erfolg ausgerichtet werden konnte.

Über Thirdera

Als größter Pure-Play-Partner von ServiceNow ist Thirdera ein vertrauensvoller Partner, der sich allein auf die Verbesserung und Innovation der Art und Weise konzentriert, wie unsere Kunden die ServiceNow-Plattform nutzen. Unsere Fachleute verfügen über maßgebliche Fähigkeiten und Skills, welche die gesamte Now-Plattform abdecken. Diese umfassende Plattform ermöglicht es uns, die Anforderungen unserer Kunden zu begreifen und maßgeschneiderte Lösungen zu liefern, welche die betrieblichen Herausforderungen lösen.

Melden Sie sich noch heute bei uns, um Ihr nächstes Projekt zu besprechen und um eine neue Ära der ServiceNow-Partnerschaft einzugehen.