Figurant parmi les 50 plus grandes banques des États-Unis et gérant plus de 90 milliards de dollars de biens, cette institution financière ne disposait pas d'une voie claire et normalisée pour la gestion des ressources et ses achats. Pour continuer à offrir ses services bancaires, fiduciaires et d'investissement à des milliers de clients dans tout le pays, il était impératif de développer un point d'entrée unique pour les ressources matérielles et logicielles.
Pour de nombreuses grandes institutions financières, les ressources informatiques et les éléments de configuration (CI ou Configuration Items) permettent à la société de fonctionner sans heurts et de manière prévisible. Mais lorsque les processus achats sont confus et obsolètes, il est fréquent que des erreurs se produisent et que les données manquent d'efficacité. Dans le secteur financier hautement réglementé, il est essentiel d'éliminer ces lacunes, non seulement pour les opérations internes, mais aussi pour les clients qui dépendent de leur confiance et de leur sécurité.
En partenariat avec Thirdera, cette institution financière a validé et catalogué avec succès un solide réseau de ressources informatiques, rationalisé les achats de ressources et automatisé l'ensemble du processus afin d'éliminer les divergences et d'améliorer la remontée des données.
Profil de l'entrepriseTaille : 5 000 employés | Industrie : Services financiers | Lieu : États-Unis |
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La banque ne disposait pas d'une procédure standard pour la commande, la réception et le suivi des équipements matériels (y compris la mise au rebut des appareils en fin de vie). Cela a créé un problème important dans la mesure où de nouveaux produits pouvaient entrer dans le réseau de l'entreprise à tout moment. L'imprévisibilité des achats a entraîné des risques inutiles en l'absence de suivi centralisé. |
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Les erreurs de saisie étaient fréquentes car les membres de l'équipe saisissaient manuellement les numéros de série des équipements. L'absence de validation dans la base de données de gestion de la configuration (CMDB) a engendré des doutes et des incertitudes. La société gaspillait des ressources en ne tirant pas pleinement parti de la réutilisation et de la reconversion des appareils. |
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L'état "ordinateur non valide" de l'élément de configuration (CI) était à l'origine de conditions inadéquates en matière de licences logicielles. En l'absence de suivi centralisé des licences achetées par l'entreprise, les départements perdaient inutilement des ressources et de l'argent. |
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Le personnel tentait de gérer les lacunes en matière de ressources par le biais de processus obsolètes impliquant des feuilles de calcul Excel, des e-mails et d'autres systèmes de saisie manuelle des données. Il était impossible de les maintenir et le processus d'audit est devenu de plus en plus laborieux, prenant jusqu'à trois semaines pour préparer les données pour l'analyse et la réponse. |
Les dirigeants ont été alertés de la nécessité de changer lorsque la banque a rejeté l'audit interne des ressources existantes et des capacités de suivi de l'identification des clients. Il manquait des éléments de données dans une CMDB incomplète et peu convaincante pour certains types d'appareils, et les mises à jour manuelles et fastidieuses ne permettaient pas d'automatiser le processus. Des lacunes déroutantes ont également été constatées dans les données relatives à la gestion de certains types d'appareils, notamment les appareils mobiles, les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables et les équipements de réseau.
Malheureusement, l'intégration précédente de Coupa à ServiceNow pour l'approvisionnement était également complexe et riche en scripts. Des problèmes de performance au niveau de l'intégration survenaient régulièrement en raison du volume de données renvoyées à ServiceNow. Pour ne rien arranger, ServiceNow n'offrait aucune assistance car l'intégration était entièrement personnalisée.
Ces difficultés étaient préoccupantes non seulement d'un point de vue réglementaire, mais aussi en termes d'optimisation des coûts. La société voulait s'assurer qu'elle rentabilisait au maximum son important investissement dans ServiceNow.
Reconnaissant le besoin de rationaliser et d'améliorer ses flux de travail de gestion des ressources informatiques, la société s'est tournée vers Thirdera pour son expertise de ServiceNow. L'optimisation de Thirdera a pris en compte les besoins complexes de gestion des ressources de cette grande société décentralisée du secteur financier hautement réglementé. Outre l'amélioration de la productivité des employés, la conformité et la sécurité revêtaient également une importance cruciale.
En mettant en œuvre ServiceNow avec le soutien de Thirdera, cette institution financière peut s'assurer que l'inventaire est vérifié et validé dans l'ensemble de la société avant de procéder à de nouveaux achats. En permettant le partage des ressources au sein de l'entreprise, la mise en œuvre de ServiceNow par Thirdera permet également une utilisation plus efficace des investissements et de l'inventaire au sein de ServiceNow.
Les applications et intégrations spécifiques de ServiceNow mises en œuvre par Thirdera sont les suivantes:
En outre, l'automatisation renforcée entre ServiceNow et Coupa (l'outil pour les achats de la banque) crée un flux de travail automatisé de bout en bout. Lorsque les fournisseurs soumettent des avis d'expédition avancés (ASN ou advanced shipment notice) dans Coupa, cela déclenche automatiquement la création de nouveaux équipements avec des numéros de série directement dans ServiceNow. L'utilisation de Coupa Spoke améliore les flux et les actions prédéfinis, éliminant ainsi les problèmes de performance liés à des ensembles de données supplémentaires ou complexes.
Le développement de tableaux de bord intelligents qui reflètent directement et en temps réel l'état de la gestion des ressources constitue une autre victoire importante. Ces points de données permettent aux cadres supérieurs et aux membres du conseil d'administration d'avoir un aperçu de l'état d'avancement du programme ITAM. Grâce à des capacités de zoom pour les gestionnaires de données et les experts, il est plus facile d'identifier les lacunes, de valider les capacités de gestion des ressources par rapport à une source unique de vérité et d'exploiter les certifications de données pour automatiser les responsabilités récurrentes et prévisibles en matière d'audit et de remédiation.
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Des commandes et un suivi centralisés des ressources |
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Simplicité de l’usage Désormais, les utilisateurs disposent d'une interface simple et efficace pour demander du nouveau matériel et des logiciels pour des besoins individuels, départementaux ou liés à un projet. Comme le processus ServiceNow permet la réutilisation du matériel et des logiciels, la société peut réduire ses investissements et gérer ses coûts d'exploitation de manière plus responsable. |
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Respect des règles internes et fédérales |
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Automatisation du cycle de vie des ressources |
Grâce à une meilleure automatisation dans ServiceNow, la banque peut désormais facilement identifier et comparer les enregistrements des ressources tout en normalisant les sources de données afin d'éliminer les erreurs critiques. L'approche de Thirdera a permis de réduire le temps nécessaire à l'identification des lacunes cruciales de la CMDB de deux à trois semaines à seulement trois heures, ce qui a permis à l'entreprise d'économiser du temps et des ressources précieuses.
En abandonnant les flux de travail manuels, la banque est également en mesure d'améliorer le suivi interne des appareils, de résoudre les problèmes de remontée d'informations et de mieux comprendre les exigences en matière d'audit. Les membres de l'équipe peuvent ainsi accroître leur productivité, répondre aux attentes des intéressés et instaurer une plus grande confiance dans les politiques de conformité.
La mise en œuvre de Thirdera a non seulement remodelé la façon dont la société aborde la gestion des ressources informatiques mais elle a également amélioré de façon globale la qualité des données CMDB de bout en bout, ce qui a permis à la société d'assurer sa longévité, sa croissance et son succès futurs.
En tant que plus grand partenaire mondial de ServiceNow, Thirdera est un partenaire Elite de ServiceNow de confiance dont l'unique objectif est d'améliorer et d'innover la façon dont nos clients utilisent la plateforme ServiceNow. Nos experts possèdent des capacités et des compétences reconnues couvrant l'ensemble de la plateforme Now. Cette vaste expérience de la plateforme nous permet de comprendre les besoins de nos clients et d'offrir des solutions sur mesure pour relever les enjeux de l'entreprise.
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