A pesar de ser uno de los 50 bancos más grandes de los Estados Unidos y con más de $90 mil millones en activos gestionados, esta institución financiera carecía de una hoja de ruta clara y estandarizada para la gestión y adquisición de activos. Para seguir ofreciendo sus servicios bancarios, fiduciarios y de inversión a miles de clientes en todo el país, era necesario desarrollar un único punto de entrada para sus activos de hardware y software.
Es importante recordar que los activos de TI y los elementos de configuración (configuration items, CI) permiten que las organizaciones operen sin problemas. Sin embargo, cuando los procesos de adquisición son confusos y están desactualizados, los errores en el manejo de datos son comunes. En la industria financiera, que cuenta con un alto grado de reglamentación, eliminar estas brechas es esencial no solo para las operaciones internas, sino también para los clientes que dependen de la confianza y la seguridad.
En colaboración con Thirdera, esta institución financiera validó y catalogó con éxito una sólida red de activos de TI, simplificó la adquisición de activos y automatizó todo el proceso para eliminar las diferencias e impulsar el crecimiento.
Perfil de la empresaTamaño: 5,000+ empleados | Industria: Financial Services | Ubicación: Estados Unidos |
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El banco carecía de una ruta estándar para ordenar, recibir y rastrear activos de hardware (lo que incluye el retiro de dispositivos al final de su vida útil). Esto creaba un problema de negocio importante, ya que existía la posibilidad de que los nuevos productos ingresaran a la red corporativa en cualquier momento. La adquisición impredecible generaba un riesgo innecesario, ya que no había un seguimiento centralizado. |
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Los errores de entrada eran comunes debido a que los integrantes del equipo ingresaban manualmente los números de serie de los activos de hardware. La falta de validación dentro de la Configuration Management Database (CMDB) generaba dudas e incertidumbre. La organización desperdiciaba recursos al no aprovechar al máximo la reutilización y readaptación de dispositivos. |
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El estado del elemento de configuración (CI) del ordenador no válido generaba requisitos de licencia de software incorrectos. Y, sin un seguimiento centralizado de las licencias adquiridas por la empresa, los departamentos perdían recursos y dinero de forma innecesaria. |
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El personal intentaba administrar las brechas de activos a través de procesos anticuados que implicaban hojas de cálculo de Excel, correos electrónicos y otros sistemas manuales de ingreso de datos. Era imposible de sostener, el proceso de auditoría cada vez requería más mano de obra y llevaba hasta tres semanas preparar los datos para el análisis y la respuesta. |
El detonante del cambio se produjo cuando el banco falló en su auditoría interna de los activos existentes y las capacidades de seguimiento de CI. Una CMDB incompleta se atribuyó a la falta de datos para ciertos tipos de dispositivos y a la falta de automatización que derivaba de actualizaciones manuales que consumían mucho tiempo. Además, había brechas de datos confusas en la gestión de diferentes tipos de dispositivos específicos, incluidos móviles, ordenadores de sobremesa, portátiles y dispositivos de red.
Desafortunadamente, la integración anterior de Coupa a ServiceNow que tenía la organización para el sector de adquisiciones también era compleja y con muchas secuencias de comandos. Los problemas de rendimiento de la integración eran habituales por el gran volumen de datos que volvía a ServiceNow. Además, ServiceNow no ofrecía asistencia porque la integración era totalmente personalizada.
Estas complejidades eran motivo de preocupación no solo desde el punto de vista normativo, sino también desde la perspectiva de la optimización de costes. La organización quería asegurarse de obtener el máximo valor de su importante inversión en ServiceNow.
La organización reconoció la necesidad de optimizar y mejorar sus flujos de trabajo de gestión de activos de TI y recurrió a Thirdera por su experiencia en ServiceNow. El proyecto de optimización de Thirdera tuvo en cuenta las complejas necesidades de gestión de activos que tenía esta organización, además de mejorar la productividad de los empleados, el cumplimiento y la seguridad.
Al implementar ServiceNow con el apoyo de Thirdera, esta institución financiera puede garantizar que el inventario se verifique y valide en toda la organización antes de realizar nuevas compras. Al habilitar que se compartan los activos en toda la empresa, la implementación de ServiceNow de Thirdera también permite un uso más eficiente de las inversiones y el inventario dentro de ServiceNow.
Las aplicaciones e integraciones específicas de ServiceNow implementadas por Thirdera incluyen las siguientes:
Además, una mejor automatización entre ServiceNow y Coupa (la herramienta de contrataciones del banco) crea un flujo de trabajo automatizado de extremo a extremo. Cuando los proveedores envían avisos de envío avanzados (Advanced Shipment Notices, ASN) en Coupa, se activa automáticamente la creación de nuevos activos con números de serie directamente en ServiceNow. El uso de Coupa Spoke mejora los flujos y las acciones preconstruidos, lo que elimina los problemas de rendimiento comunes con conjuntos de datos extraños o complicados.
Otro logro importante fue el desarrollo de dashboards inteligentes que reflejan directamente el estado de la gestión de activos en tiempo real. Estos datos ofrecen a los ejecutivos y miembros del consejo de administración visibilidad de las actualizaciones del estado de ITAM. Al tener capacidades de desglose para administradores de datos y profesionales, es más fácil identificar las deficiencias, validar las capacidades de gestión de activos contra una única fuente de verdad y aprovechar las certificaciones de datos para automatizar las responsabilidades de corrección y auditoría recurrentes y predecibles.
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Centralización de pedidos y seguimiento de activos Todos los activos de hardware y software ahora se conocen y rastrean mediante números de serie precisos. El nuevo proceso ha transformado las compras personales y departamentales en un sistema localizado dentro del portal de ServiceNow. Esto permite que los equipos de Adquisiciones y Seguridad de la Información administren mejor qué modelos de productos se permiten en la organización en todo momento. |
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Simplicidad de caso de uso |
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Cumplimiento interno y federal El sector de Seguridad de la Información evalúa completamente los riesgos de todos los modelos de activos y los aprueba antes de ponerlos en marcha dentro de la empresa. Esto permite a los responsables de la toma de decisiones revisar el cumplimiento normativo de ITAM y responder de manera proactiva cuando descubren o identifican problemas críticos. |
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Automatización del ciclo de vida de los activos Al cambiar a Coupa Spoke, la organización ahora tiene un enfoque perfecto para comprar hardware y software directamente desde la plataforma de ServiceNow. En este enfoque, también se realiza un seguimiento de todo el ciclo de vida de un activo. Gestionar el final de la vida útil de un producto significa que los activos se eliminan del entorno de forma proactiva para reducir el riesgo y mejorar la experiencia del usuario en toda la empresa.
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Con una mejor automatización en ServiceNow, el banco ahora puede identificar y comparar fácilmente los registros de activos mientras estandariza las fuentes de datos para eliminar errores críticos. El enfoque de Thirdera ha reducido el tiempo para identificar brechas cruciales de CMDB de dos a tres semanas a solo tres horas, lo que le ahorra a la empresa tiempo y recursos valiosos.
Al eliminar los flujos de trabajo manuales, el banco también puede mejorar el seguimiento de dispositivos internos, resolver problemas de crecimiento y comprender mejor los requisitos de auditoría. Como resultado, los integrantes del equipo pueden aumentar la productividad, satisfacer a las partes interesadas y generar más confianza en las políticas de cumplimiento.
La implementación de Thirdera no solo ha cambiado la forma en que la institución aborda la gestión de activos de TI, sino que ha mejorado, de manera integral, la calidad de los datos de su CMDB de extremo a extremo de una manera que prepara el negocio para la longevidad, el crecimiento y el éxito futuros.
Al ser el mayor socio a nivel mundial y exclusivo de ServiceNow, Thirdera es un partner de élite de confianza de ServiceNow que se centra exclusivamente en mejorar e innovar la forma en que nuestros clientes aprovechan la plataforma de ServiceNow. Nuestros expertos cuentan con capacidades y habilidades acreditadas que abarcan toda la Plataforma de Now. Esta amplia experiencia en la plataforma nos permite entender las necesidades de nuestros clientes y ofrecer soluciones personalizadas que resuelven los desafíos empresariales.
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